APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP BERKAS PERKARA DI PENGADILAN AGAMA TASIKMALAYA

Oleh : Tresna Robiyana Suparyo, S.H.

Pengadilan Agama merupakan salah satu penyelenggara kekuasaan kehakiman di bawah Mahkamah Agung bersama dengan peradilan negeri, peradilan militer, dan peradilan tata usaha negara yang memberikan layanan hukum bagi rakyat pencari keadilan yang beragama islam mengenai perkara perdata tertentu yang diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama yang telah diubah dengan Undang-undang Nomor 3 tahun 2006 dan Undang-undang Nomor 50 Tahun 2009. Pengadilan Agama pada tingkat pertama bertugas dan berwenang memeriksa, mengadili dan memutus perkara-perkara di tingkat pertama di bidang perkawinan, kewarisan, wasiat dan hibah yang dilakukan berdasarkan hukum islam serta waqaf, zakat, infaq dan shadaqah serta ekonomi Syari’ah sebagaimana di atur dalam Pasal 49 UU Nomor 50 Tahun 2009.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Pengadilan Agama berlandaskan pada Peraturan Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan serta Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama yang tercantum pada Buku II Dirjen Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung RI.

Setiap lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta dalam melakukan sebuah aktivitas atau kegiatan terhadap masyarakat perlu adanya suatu data atau informasi, salah satunya adalah data arsip. Informasi pada data arsip ini sangat dibutuhkan berkaitan dengan pengetahuan, opini ataupun Keputusan. Sehingga menghasilkan sesuatu yang memberikan manfaat bagi semua orang pada saat ini ataupun pada masa yang akan datang. Atas dasar demikian, dalam pengelolaan berkas arsip harus dapat memberikan sebuah kelancaran yang sederhana, sistematis, efektif dan efisien.

Pengelolaan berkas arsip haruslah dibuatkan suatu skema agar memudahkan dalam pengambilan dokumen yang dibutuhkan. Oleh karena itu dalam pengelolaan arsip perlu adanya penyimpanan, pemeriharaan dan penggunaan arsip yang sesuai dengan prosedur yang ada pada suatu instansi.

Sebagaimana pasal 101 Undang-Undang Nomor 7 1989 tentang Peradilan Agama diketahui bahwa Pengurusan berkas perkara, penetapan atau putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti, dan surat-surat lain yang disimpan di Kepaniteraan.

Arsip berkas perkara di Pengadilan dilakukan setelah berkas perkara diminutasi atau selambat-lambatnya 14 hari sejak putusan diucapkan. Secara umum terdapat dua jenis berkas perkara di Pengadilan Agama, yaitu berkas perkara aktif atau masih berjalan dikelola oleh Penitera Muda Gugatan dan arsip tidak aktif yang dikelola oleh Panitera Muda Hukum yaitu berkas perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap dan tidak memerlukan penyelesaian akhir.

Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian dari pelayanan publik, dimana perlunya penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna kemudahan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima.

Setiap tahun Pengadilan Agama Tasikmalaya menerima dan memutus banyak perkara. Hal ini berdampak pada kondisi ruangan arsip yang semakin penuh dan arsip yang telah ada tidak serta merta dapat dengan mudah dimusnahkan, karena harus menunggu hingga 30 tahun. Sehingga penyimpanan arsip berkas perkara masih terpisah-pisah, menyesuaikan dengan kondisi ruang penyimpanan arsip yang tersedia.

Akibat dari kondisi tersebut, membuat petugas kesulitan untuk menemukan arsip berkas perkara, terlebih jika arsip tersebut merupakan perkara lama. Karena belum adanya petunjuk lokasi penyimpanan yang memudahkan dalam menemukan arsip berkas perkara.

Terbatasnya ruangan arsip pada Pengadilan Agama Tasikmalaya, berbading terbalik dengan perkara yang diterima. Berdasarkan data rekap perkara yang tercantum pada aplikasi Pendukung SIPP Pengadilan Agama Tasikmalaya diketahui bahwa pada tahun 2022 dan 2023, Pengadilan Agama Tasikmalaya telah memutus perkara rata-rata lima ribu setiap tahunnya dan pada tahun 2024 sampai dengan tanggal 31 Juli 2024 telah masuk sebanyak 3.421 perkara dengan 2.975 telah diputus atau jika dibagi rata telah melebihi rasio setengah tahun pada 2023.

Selain itu sesuai dengan yang tercantum pada Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1952 Tentang Peraturan Untuk Menghadapi Kemungkinan Hilangnya Surat Keputusan Dan Surat-Surat Pemeriksaan Pengadilan dan Buku II Mahkamah Agung RI tentang Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama bahwa penghapusan terhadap arsip berkas perkara dilakukan apabila sudah mencapai 30 tahun dan mendapat persetujuan dari kepala ANRI sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional Ri Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.

Kondisi tersebut memiliki dampak terhadap arsip berkas perkara diantaranya Kondisi ruangan arsip yang semakin penuh; Arsip yang telah diretensi dan dijilid disimpan tidak tersusun menyesuaikan dengan kondisi ruangan yang tersedia; Petugas kesulitan untuk menemukan arsip berkas perkara, terlebih jika arsip tersebut merupakan perkara lama. Karena belum adanya petunjuk lokasi penyimpanan yang memudahkan dalam pencarian arsip berkas perkara; dan Membuat pelayanan yang diberikan kepada masyarakat tidak optimal dan memerlukan waktu yang lama.

Sehingga sudah selayaknya dibuatkan satu sistem yang memberikan informasi terkait identitas dan lokasi arsip berkas perkara guna mewujudkan pemberikan pelayanan, profesional dan berkualitas bagi masyarakat dengan tujuan sebesar-sebesarnya untuk kepuasan masyarakat sesuai dengan peran ASN dan fungsi ASN dalam manajemen ASN yang mengutamakan pelayanan yang berorientasi pada kepentingan publik.

Berdasarkan kendala dan penyebab tersebut penulis membuat gagasan yang dirasa paling relevan untuk menyelesaikan core issue dengan memaksimalkan pemanfaatan teknologi digitalisasi, menyesuaikan dengan perubahan pola perilaku masyarakat yang berpindah dari cara konvensional adalah :

1. Dibuatkan aplikasi arsip terintegrasi yang memuat identitas penyimpan arsip dan bisa memudahkan petugas arsip menemukan lokasi penempatan arsip berkas perkara
2. Dibuatkan panduan prosedur baku tentang kearsipan di Pengadilan Agama Tasikmalaya yang memuat prosedur pengelolaan arsip dan penggunaan aplikasi arsip

Pemanfaatan teknologi digitalisasi dalam pengelolaan arsip berkas perkara ini sesuai dengan nilai-nilai dasar ASN yaitu Core Values BerAKHLAK pada nilai Adaptif dengan terus berinovasi dan antusias dalam menggerakan ataupun menghadapi perubahan. Hal ini juga sebagai sarana bagi pegawai untuk terus belajar dan mengembangkan kapabilitas sesuai dengan nilai dasar Kompeten. Sehingga dapat memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat agar dapat mewujudkan pelayanan prima demi kepuasan masyarakat.

Untuk memastikan terlaksananya gagasan kreatif yang telah dilaksanakan, perlu adanya pengaturan terhadap ASN dalam bentuk Manajemen ASN dan SMART ASN yang dapat membantu tersedianya sumber daya ASN yang unggul dan selaras dengan perkembangan jaman. Setiap ASN harus memahami fungsi dan tugas serta peran ASN dalam menjalankan kedudukannya. Pertama ASN sebagai pelaksana kebijakan publik, sudah menjadi keharusan bagi ASN untuk mengutamakan kepentingan publik dalam menjalankan fungsi dan tugasnnya memberikan pelayanan kepada masyarakat. Kedua dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat ASN berperan untuk memberikan pelayanan dengan tujuan kepuasan pelanggan. Selain itu setiap ASN juga harus selalu menjaga kode etik dan kode perilaku untuk melaksanakan tugasnnya dengan jujur, bertanggungjawab dan berintegritas tinggi. Pengadilan Agama Tasikmalaya dalam hal ini berperan untuk memberikan pelayanan yang mengutamakan kepentingan masyarakat dan terciptanya kepuasan para pencari keadilan.

Hal ini juga sebagai salah satu upaya meningkatkan pemahaman terkait SMART ASN dalam percepatan transformasi digital, yaitu membangun digital culture dan digital skill  di lingkungan Pengadilan Agama Tasikmalaya. Dengan demikian dapat terwujudnya ASN yang memiliki kemampuan dalam mengetahui, memahami dan menggunakan perangkat teknologi informatika serta sistem operasi digital dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta meningkatkan digitalisasi kebudayaan melalui pemanfaatan teknologi dan informatika.

Selain itu, dibuatkanya aplikasi arsip di Pengadilan Agama Tasikmalaya, yang meliputi proses perencanaan, pembuatan, pengujian, pengembangan serta sosialisasi penggunaan, merupakan salah satau upaya mewujudkan Visi Pengadilan Agama Tasikmalaya yaitu “Terwujudnya Badan Peradilan Yang Agung” dalam hal penyelenggaraan manejemen administrasi perkara yang sederhana, cepat, tepat waktu dan proporsional dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Selanjutnya Misi yaitu dalam hal memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan dan meningkatkan akses Masyarakat untuk memperoleh keadilan. Melalui Fungsi Administratif, yaitu memberikan pelayanan administrasi perkara pada Tingkat pertama dengan cara menerapkan manajemen administrasi perkara yang memaksimalkan teknologi informasi didalamnya.

Sehingga dapat terwujud Pengadilan Agama Tasikmalaya yang mampu memberikan pelayanan yang profesional dan berkualitas dengan tujuan sebesar-sebesarnya untuk kepuasan dan kepuasan Masyarakat.